Смарт-процесс подачи заявок на инсорсинг
Инсорсинг - поручение задач или проектов сотрудникам или отделам внутри вашей организации вместо обращения за помощью к третьим лицам (например, фрилансерам или другим компаниям)
Данный смарт-процесс обладает рядом преимуществ для компании и сотрудников:
- Больший контроль над принятием решений, более быстрое время реагирования;
- Улучшение координации внутри компании;
- Минимизация кадровых споров и разногласий, возникающих внутри организации;
Инсорсинг позволяет улучшить внутреннюю коммуникацию и координацию, что в свою очередь способствует более эффективному выполнению задач.
Алгоритм Смарт-процесса:
1. Создание заявки: Пользователь входит в систему и создает новую заявку на инсорсинг. В заявке указываются следующие данные: описание заявки, отделение, этаж, кабинет и комментарий. Пользователь также выбирает тип заявки из предложенного списка.
2. Распределение заявки: В зависимости от выбранного типа заявки, запрос автоматически направляется в соответствующий отдел. Ответственный за обработку заявки назначается системой автоматически.
3. Отслеживание: Сотрудник, который создал заявку, автоматически становится наблюдателем за ходом рассмотрения заявки. Он получает уведомления о каждом изменении ее статуса.
4. Подача заявок через CRM-форму: Для сотрудников, которых нет на портале, реализован формат подачи заявок через CRM-форму. При заполнении формы можно указать адрес электронной почты для получения уведомлений. При каждой смене стадии заявки на указанный адрес автоматически отправляются письма с уведомлениями.
5. Завершение процесса: После выполнения заявки ответственным, заявка закрывается в системе. Пользователь получает уведомление о завершении заявки.
Описание стадий воронки "Инсорсинг":
1. "Заявка": начальный этап, когда сотрудник делает запрос на выполнение задачи
2. "Взять в работу": на этом этапе менеджер или команда начинают работу над выполнением задачи или проекта, указанного в заявке (назначение ответственного, планирование и распределение ресурсов)
3: "Неотложные работы": относится к задачам, которые требуют немедленного внимания и выполнения. Это могут быть срочные проекты, задачи, требующие быстрого решения, или работы, которые необходимо выполнить в самые кратчайшие сроки.
4. "Первоочередные работы": если стадия с неотложными работами пустая, то выполняются работы данной стадии
5. "Плановые работы": относится к задачам, которые запланированы на определенный период времени и не требуют немедленного выполнения (долгосрочные проекты, задачи, которые не являются приоритетными, или работы, которые могут быть выполнены в рамках обычного рабочего графика)
5. "В работе": на данной стадии задачи, которые находятся в процессе выполнения
6. "Завершено": завершенные задачи
7. "Принято заявителем": задача принята и одобрена заявителем
8. "Подтверждено РСИ": задача была не только принята сотрудником, но и подтверждена соответствующим регулирующим или контролирующим органом
Смарт-процесс подачи заявок на инсорсинг обеспечивает эффективное и своевременное решение заявок на инсорсинг, обеспечивая прозрачность и контроль на каждом этапе.