Смарт-процесс может быть запущен из браузера, приложения десктоп Битрикс24, а также мобильного приложения Битрикс24. При этом, независимо от метода запуска СП, сохраняется обязательность полей и сотрудник не сможет передать заявку на закуп без минимального (обязательного) объема информации о закупаемых материалах.

Список обязательных полей для Смарт-процесса «Согласование заявок / счетов на оплату»:

Смотреть видео с работой смарт-процесса в мобильной версии

1. Название – материалы по счёту (кратко)

2. Комментарий – текстовое поле для пояснения и расшифровки

3. Объект строительства – выбор Сделки CRM

4. Сумма – сумма по счёту

5. Категория – к какой статье расходов относится оплачиваемый счёт

6. Метод оплаты – выбор юр.лица, от которого должна быть произведена оплата и/или способ платежа (банковский перевод, оплата на карту, др.)

7. Файл – скан или фото счёта

По умолчанию будут заполнены такие поля, как:

1. Ответственный – автор заявки

2. Дата заполнения заявки

3. Статус заявки – соответствует первой стадии настроенного СП

Наиболее наглядно и удобно работать с заявками при отображении воронки Смарт-процесса в виде канбан доски. 

Стадии Смарт-процесса «Согласование заявок / счетов на оплату»
 

1. Новая заявка

2. Проверка Руководителем проекта

3. На согласовании с Директором

4. Передано в оплату

5. Оплачено / выдано на подотчёт

6. Запрос оригиналов документов

      Сотрудники, ответственные за согласование получают уведомления о необходимости согласовать заявку на закуп материалов по объекту

      На каждом этапе фиксируется дата и время изменения карточки согласования на закупку. Информация загружается и сохраняется на диске Битрикс24 и доступна участникам процесса по согласованию из браузера и мобильной версии Битркис24.

Стадии завершения СП

1. Отклонить – для завершения согласования с неудачей

2. Перерасход

3. Остаток

4. УСПЕХ

      Стадии Перерасход и Остаток позволяют отрабатывать ситуации при выдаче денежных средств (ДС) на подотчёт. При перемещении заявки в одну из данных стадий будет создана новая заявка: перерасход – копия существующей заявки со связями с объектом и другими параметрами, ранее заполненными по заявке, в которой произошёл перерасход расходования ДС, остаток – новая заявка, в которой необходимо заполнить умолчания и настроить связи с объектом через выбор Сделки CRM.

Преимущества использования смарт-процессов в Битрикс24 включают в себя следующие аспекты:

1. Мобильная доступность: Сотрудники могут использовать этот процесс через мобильное приложение, что облегчает согласование счетов даже вне офиса;

2. Визуальная составляющая: Смарт-процесс позволяет видеть, на каком этапе находится счет (например, “Согласование руководителем”, “Передан на оплату” и т. д.)

3. Роботы и уведомления: На каждой стадии сделки настроены роботы и уведомления о переходе на следующую стадию;

      Все эти преимущества помогают упростить и ускорить процесс согласования счетов на оплату, обеспечивая более эффективную работу с финансовыми документами и формировать единый реестр расходов по объекту.